La buena comunicación diaria con los responsables de tienda es quizás una de las tareas más complicadas de ejecutar en cadenas retail y a la vez una de las que mayores beneficios te puede reportar. Cuando la compañía empieza a crecer y la expansión permite abrir nuevas tiendas, la comunicación se vuelve más complicada y, ejecutar una misma estrategia para todas implica, no sólo un buen trabajo de los coordinadores de zona, sino también contar con los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión de forma efectiva.
Motivos por los que existe una mala comunicación
El motivo principal por el que la comunicación con tiendas es un proceso difícil de gestionar es porque depende casi al 100% de personas, y las personas cometemos errores.
Si la comunicación se hace principalmente por teléfono o con visitas presenciales, va a ser muy complicado hacer un seguimiento de la evolución de la tienda. Por un lado, por la desestructuración del canal de comunicación y, en segundo lugar, porque lo que se comunica no queda registrado en ninguna parte y eso puede dar pie a malentendidos.
Lo más común es usar alguna plataforma de comunicación como Slack o Whatsapp para comunicación más directa y, correos electrónicos, para temas más concretos, como pueden ser nuevas campañas de productos, promociones o formación en general. El problema es que no son plataformas específicamente pensadas para solucionar la parte comunicativa en un entorno de trabajo tan dinámico como es el retail. Los planes cambian con el paso de los días, hay turnos de trabajo que se pierden updates, las tiendas hacen preguntas con dudas que muchas veces se repiten con otras tiendas y un largo etcétera de casuísticas que estos canales no solucionan.
Crear un espacio donde comunicar con la información más actualizada, donde cualquier tienda pueda hacer preguntas y que el resto de tiendas puedan ver esas respuestas o alertar a las tiendas cuando haya novedades por leer, genera una dinámica de trabajo que hace subir de nivel cualquier empresa que esté trabajando con emails, Slack o Whatsapp.
Algunos grandes retailers han invertido en una intranet propia para solucionar este problema, pero claro, no todos los retailers pueden permitirse este tipo de inversiones.
Y el hecho de que las cadenas tengan una gran cantidad de tiendas lo hace aún más complicado. Más tiendas implica más equipos, más tareas que enviar y más información que recoger, analizar y reportar. Y estas son únicamente las tareas básicas, sin contar las casuísticas y particularidades de cada punto de venta, donde hay diferentes planes, objetivos, cambios de horario, o variantes en los stocks.
Qué información comunicar
Promociones, lineal, etc:
de nada sirve crear una campaña promocional si se falla en la ejecución de la misma. Comunicar de forma correcta y detallada toda la información será un desafío, pero será necesario para conseguir los resultados esperados.
KPIs:
los responsables necesitan saber qué está pasando en las tiendas, cuál está siendo su rendimiento y qué áreas deben mejorar. De esta forma, se consigue un compromiso por parte del equipo en tienda para alcanzar los objetivos propios y de la cadena.
Normas: en todas las tiendas hay ciertas normas a cumplir y, actualmente, más que nunca es necesario mantener a todas las tiendas informadas. Las normas relacionadas con la COVID19 como son higiene de manos, uso de mascarilla, o la limitación en los probadores, deben estar siempre accesibles y sobretodo actualizadas.
Formaciones:
Mediante un sistema de comunicación estructurado, es totalmente posible realizar formaciones online. Con esto, se da flexibilidad al equipo para realizar los cursos cuando puedan. Además, mediante algunas plataformas, se pueden compartir digitalmente y sacar estadísticas.
Cómo mejorar la comunicación
1. Cultura de empresa: El primer paso para mejorar este aspecto es orientar a la organización hacia una cultura de comunicación fluida y transparente. Para poder avanzar en este sentido, es necesario que todos los equipos vean la necesidad de crear un sistema acorde con la manera de trabajar de la cadena.
2. Estructura a los equipos:
crear una estructura de empresa donde haya jerarquías que faciliten el flujo de información y se empoderen de áreas de trabajo mejorará de forma notoria los resultados. Es imprescindible una figura de encargado de tienda con capacidades de gestión (no cualquier persona sirve, aunque esta sea una gran vendedora) que pueda llevar el día a día operativo y alinear el equipo de ventas con la estrategia de la empresa. Por supuesto, la figura de un Retail Director se hace necesaria para controlar todo el canal de ventas. En caso de tener muchas tiendas, una opción muy válida es trabajar con Area Managers, personas que se encarguen de dirigir grupos de tiendas y que reporten directamente al Retail Director.
3. Analizar los puntos de conflicto:
Es muy importante conocer qué elementos de la comunicación fallan para poder resolverlos. Analizar objetivamente los puntos de conflicto más frecuentes será imprescindible si se quiere generar un cambio en este ámbito. Estos pueden ir desde procesos mal estructurados hasta pequeños errores en tareas diarias que podrían evitarse de forma muy sencilla. Una forma rápida de empezar es buscar todos los puntos de contacto que tienen los departamentos con las tiendas.
4. Sé constante:
ser persistente en la comunicación es básico si se quieren tener resultados a largo plazo. Esto no significa bombardear diariamente a los equipos de venta, sino crear un orden con todos los tipos de comunicación que se llevarán a cabo, y llevarlo a cabo. Por ejemplo, enviar cada lunes un mensaje de los objetivos de esa semana con una frase motivacional, recordar a mitad de semana los planes de acción para un producto en concreto, o pedir de forma diaria el informe de facturación de ese día.
5. Conversa:
este es uno de los grandes retos de los equipos de management en retail, ya que su comunicación se basa en enviar información, pero pocas veces se crean espacios para generar feedback. Otros retailers entienden la necesidad de conversar con los responsables de tienda, pero acaban usando plataformas donde ese feedback no se guarda y se acaba perdiendo entre otras conversaciones.
6. Apoyo de tecnología:
en el sector retail existen herramientas accesibles para todo tipo de cadena, que permiten estructurar la comunicación de forma coherente y orientada a la mejora de la productividad y de la operativa diaria. Estas plataformas digitales consiguen agilizar el proceso de comunicación, permitiendo unificar y sincronizar a toda la cadena. Si se consigue estandarizar una tarea tan recurrente como es la interacción con las tiendas, el margen de error se reduce a mínimos, por lo que se potenciará de forma considerable el trabajo de los vendedores. Estas tecnologías evitan el uso de teléfono o email, por lo que el responsable en tienda conoce dónde encontrar la información y la comparte de forma fácil, evitando errores y perder demasiado tiempo gestionando información.
Conclusiones
Como se ha visto, la comunicación es una pieza imprescindible en el engranaje operativo de las cadenas retail. De hecho, es lo que le permite avanzar y moverse de forma rápida y ágil.
Tener una estrategia fuerte de comunicación interna será decisivo para todos los departamentos involucrados en la gestión de una tienda, ya que podrán trabajar con información actualizada, podrán tomar mejores decisiones y estarán enfocados en sus tareas más relevantes. De esta forma, la comunicación pasa a ser una herramienta útil y no un estorbo para los equipos. Además, ya existen plataformas que facilitan este proceso por lo que cada vez es una tarea más intuitiva. La solución ya existe, lo único que se necesita es dar el paso y llevar la cadena al siguiente nivel.
Para más información contacta con Expansion Retail Spain, Proveedor Oficial de www.bitphy.com